Działalność gospodarcza aplikantów prawniczych

Od kilku tygodni jednym z najczęściej poruszanych tematów wśród prawników jest egzamin wstępny na aplikacje prawnicze. Ponad połowa przystępujących do egzaminu prawników może już cieszyć się pozytywnym wynikiem, co oznacza, że od stycznia przyszłego roku rozpoczną wybraną aplikację prawniczą adwokacką lub radcowską. Wiąże się to często z wymogiem założenia własnej działalności gospodarczej, który nakładany jest przez kancelarie prawne. Na czym to polega oraz jakie są zalety i wady jednoosobowej działalności gospodarczej?

Formy współpracy z kancelariami prawnymi

Aplikanci adwokaccy lub radcowscy są zatrudniani najczęściej na podstawie umów cywilnoprawnych, rzadziej na podstawie umowy o pracę. Wśród umów cywilnoprawnych dominują umowa zlecenie oraz umowa o współpracę, tzw. B2B (business-to-business). Czasami spotyka się również umowę o dzieło. Biorąc pod uwagę, że pozostawanie przez aplikantów w stosunku pracy nadal należy do rzadkości, najlepszym rozwiązaniem dla niejednego aplikanta bywa umowa o współpracę, bowiem może stanowić podstawę do uzyskania kredytu hipotecznego, podobnie jak umowa o pracę, w przeciwieństwie do innych umów cywilnoprawnych. W celu zawarcia umowy o współpracę aplikant musi założyć własną działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług prawnych, tj. działalność prawniczą (PKD: 69.10.Z).

Założenie działalności gospodarczej

Najszybszym sposobem założenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest złożenie wniosku o jej rejestrację online za pośrednictwem Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG) poprzez wypełnienie stosownego formularza (wniosek CEIDG-1). CEIDG oferuje kreatory sporządzania wniosków z przewodnikiem „krok po kroku” dzięki czemu wypełnienie wniosku nie powinno sprawić problemów. W przypadku trudności z wypełnieniem wniosku działalność można założyć również przez telefon. W takim przypadku wypełnia się wniosek wspólnie z konsultantem, a po rozmowie otrzymuje się kod (numer wniosku) za pośrednictwem SMS. Wniosek można również wypełnić w formie papierowej i złożyć osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy bądź nadać listem poleconym.

Wpis do rejestru jest wolny od opłat. Równocześnie z rejestracją automatycznie nadawany jest NIP, który służy do identyfikacji działalności gospodarczej przed organami podatkowymi. Przy rejestracji nadawany jest również numer REGON, choć czasami trzeba poczekać na to kilka dni.

Jeżeli posiada się profil zaufany e-PUAP lub kwalifikowany podpis elektroniczny wniosek o wpis działalności gospodarczej do rejestru może zostać podpisany elektronicznie. W przypadku braku takiej możliwości podpisanie wniosku następuje w dowolnym urzędzie miasta lub gminy. Do złożenia podpisu i przyjęcia wniosku niezbędny jest jedynie dowód osobisty. Wniosku wypełnionego i wysłanego online nie trzeba drukować – wystarczy zapisać jego kod (numer wniosku) i stawić się w urzędzie w celu złożenia podpisu. Należy pamiętać, że data rozpoczęcia działalności wskazana we wniosku nie może być wcześniejsza niż dzień, w którym wniosek zostanie podpisany w urzędzie.

Usługi prawne (działalność prawnicza) objęte są obowiązkiem rejestracji jako czynny podatnik VAT. Z tego względu do wniosku o wpis jednoosobowej działalności gospodarczej należy załączyć zgłoszenie rejestracyjne lub aktualizacyjne VAT-R.

Wpis działalności gospodarczej do CEIDG pojawia się nie później niż następnego dnia roboczego po złożeniu wniosku. Niemniej, działalność gospodarczą można podjąć już w dniu złożenia wniosku o wpis. Oznacza to, że już w tym dniu można zawrzeć umowę o współpracę z kancelarią prawną.

Przy rejestracji działalności zostaje się automatycznie zgłoszonym do ZUS jako płatnik składek na ubezpieczenia, ale trzeba także dodatkowo zgłosić się do ubezpieczeń. W przypadku pierwszego założenia firmy lub długiej przerwy od działalności można skorzystać z ulgi na start (przez pierwszych 6 miesięcy można opłacać tylko składkę zdrowotną, która w 2019 r. wynosi 342,32 zł) albo z obniżonych składek przez pierwszych 24 miesięcy (w 2019 r. w wysokości 555,89 zł z dobrowolną składką chorobową lub 539,35 zł bez dobrowolnej składki chorobowej ). Zgłoszenie do ZUS po rejestracji działalności powinno nastąpić w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności.

Koszty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej

Co do zasady, w każdym miesiącu przedsiębiorca jest obowiązany opłacać składki ZUS, podatek dochodowy oraz podatek VAT. Może zdarzyć się, że koszty prowadzenia działalności gospodarczej będą tak duże, że podatek dochodowy ulegnie zredukowaniu nawet do zera. W takich miesiącach przedsiębiorca nie będzie odprowadzał należnej zaliczki na podatek dochodowy. Redukcja wysokości podatku możliwa jest również w przypadku podatku VAT.

Do dodatkowych kosztów, które ponieść musi przedsiębiorca w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, są zazwyczaj koszty obsługi księgowej. Tylko nieliczni potrafią i chcą przygotowywać i wysyłać comiesięczne deklaracje do urzędu skarbowego oraz wyliczać należne podatki (ja do nich nie należę). Najczęściej podpisuje się umowę z biurem księgowym, który przejmuje na siebie te obowiązki. Koszt zależy oczywiście od biura księgowego i od ilości dokumentów kosztowych.

Na czym polega „wrzucanie w koszty firmowe”?

Wrzucanie w koszty firmowe to nic innego jak rozliczanie faktycznie poniesionych wydatków związanych z prowadzeniem firmy. Dotyczy to więc tylko tych wydatków, które służą uzyskaniu przychodu lub zabezpieczają źródła przychodu. Co do zasady, w przypadku aplikanta, który ma zarejestrowaną własną działalność gospodarczą, ale współpracuje z kancelarią, a więc nie ma de facto własnej firmy, nie ma dużo możliwości rozliczania faktycznie poniesionych kosztów. Do kosztów firmowych aplikant będzie mógł zaliczyć opłatę roczną za szkolenie aplikanta, comiesięczne składki członkowskie, rachunki za telefon, wydruki, książki, księgowość, kartę miejską lub paliwo i koszty utrzymania samochodu oraz sprzęty elektroniczne takie jak laptop i telefon (niezbędne do wykonywania zawodu). W celu udokumentowania powyższych wydatków przedsiębiorca musi posiadać faktury VAT wystawione na działalność gospodarczą.

Rozliczanie kosztów firmowych polega na proporcjonalnym zmniejszeniu zaliczki na podatek dochodowy. Przykładowo, gdy poniesiono koszt w wysokości 123 zł brutto (z VATem), to 23 zł zostanie rozliczone z podatku VAT, a 100 zł zostanie rozliczone z podatku dochodowego, co, przy założeniu rozliczenia na zasadach ogólnych (skala podatkowa), obniży należą zaliczkę na podatek dochodowy o 18 zł (18% x 100 zł). W rzeczywistości rzeczywiście poniesiony koszt będzie wynosił 123 zł – 23 zł – 18 zł, tj. 82 zł.

Rozliczanie kosztów pozwala de facto na zwiększenie wysokości wynagrodzenia, które zostaje na rachunku bankowym po zapłaceniu ZUS, podatku dochodowego i podatku VAT. 

Obowiązki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej

Aplikant mający zarejestrowaną jednoosobową działalność gospodarczą co miesiąc wystawia faktury VAT na rzecz kancelarii prawnej za wykonaną usługę doradztwa prawnego. Ponadto, zobowiązany jest do 10 dnia każdego miesiąca opłacać składki ZUS, do 20 dnia każdego miesiąca opłacać  podatek dochodowy oraz do 25 dnia każdego miesiąca opłacać podatek VAT. Jeżeli nie ma księgowości, musi również co miesiąc obliczać wysokość należnych podatków i wysyłać deklaracje do właściwego urzędu skarbowego.

Nie można zapomnieć o tym, że co do zasady świadcząc usługi doradztwa prawnego w ramach własnej działalności gospodarczej ponosi się odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną niewykonaniem lub nienależytym wykonaniem zobowiązania wynikającego z umowy o współpracę.

Zalety własnej działalności gospodarczej
  • możliwość wliczenia do kosztów działalności gospodarczej opłat rocznych za aplikację i składek członkowskich, co zmniejsza należną zaliczkę na podatek dochodowy (por. interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 28 maja 2019 r., nr 0112-KDIL3-3.4011.159.2019.1.MW). Wynika to z tego, że koszty aplikacji pozostają w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Dzięki aplikacji prawnik ma możliwość reprezentowania klientów przed sądami i innymi urzędami, jak również może zdobyć tytuł zawodowy dający pełnię uprawnień zawodowych;
  • budowanie zdolności kredytowej – obecnie już po roku prowadzenia działalności gospodarczej można posiadać zdolność kredytową, podczas gdy żaden bank nie udzieli kredytu hipotecznego osobie zatrudnionej na podstawie umowy zlecenie lub umowy o dzieło. Jest to duża szansa dla aplikantów na zakup własnego mieszkania w sytuacji, gdy oferowanie zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w kancelariach prawnych należy do rzadkości;
  • możliwość przyjmowania zleceń stawiennictwa w sądach, czynności w urzędach, wykonania fotokopii akt sprawy (poza godzinami pracy) z wystawieniem faktury VAT – dodatkowe źródło dochodu dla aplikantów;
  • możliwość wliczenia w koszty prowadzonej działalności gospodarczej rachunków za abonament telefoniczny, internet lub opłaty domowe (z tym ostatnim sprawa jest dużo bardziej skomplikowana i nie wystarczy samo zarejestrowanie działalności w mieszkaniu, aby móc wliczać w koszty opłaty za najem, czynsz, itp.).
Wady własnej działalności gospodarczej
  • pilnowanie terminów zapłaty składek ZUS, podatku dochodowego i podatku VAT;
  • aspekty psychologiczne – świadomość tego, ile odprowadza się pieniędzy z własnego wynagrodzenia, a ile pozostaje na utrzymanie;
  • zmiany w wysokości należnych składek ZUS. W 2019 r. obowiązkowa składka ZUS wynosiła 1.246,92 zł bez składki chorobowej oraz 1.316,97 zł ze składką chorobową. Składka ta wzrośnie od przyszłego roku;
  • co do zasady brak możliwości przejścia na L4 – można opłacać składkę chorobową (jest dobrowolna), ale zasiłek chorobowy w przypadku działalności gospodarczej jest bardzo niski. Dodatkowo, skoro przedsiębiorca nie pozostaje w stosunku pracy może świadczyć usługi również w trakcie choroby;
  • minimalna wysokość zasiłku macierzyńskiego. Prawo do zasiłku macierzyńskiego przysługuje wyłącznie tym przedsiębiorcom, którzy opłacali dobrowolne ubezpieczenie chorobowego. Wysokość zasiłku jest uzależniona od wysokości składek opłacanych w trakcie prowadzenia działalności (od zadeklarowanej podstawy, od której oblicza się składki, a nie od wysokości wynagrodzenia). W najgorszej pozycji znajdować się będą aplikantki, które opłacają jeszcze tzw. mały ZUS, chociaż również w przypadku dużego ZUSu zasiłek macierzyński jest dużo niższy, niż w przypadku umowy o pracę. Ponadto, w przypadku działalności gospodarczej brak jest ochrony przed rozwiązaniem umowy lub wypowiedzeniem umowy o współpracę, którą mają kobiety, które zaszły w ciążę i pozostają w stosunku pracy;
  • biorąc pod uwagę, że aplikanci zakładają działalność, bo wymagają tego od nich kancelarie prawne, a typowymi przedsiębiorcami nie są (bardzo często traktowani są jak pracownicy, głównie jeżeli chodzi o godziny i miejsce pracy, wykonywanie czynności pod kierownictwem, czy wymiar rocznego urlopu wypoczynkowego z zachowaniem prawa do wynagrodzenia), często stosuje się do nich wybiórczo przepisy Kodeksu pracy, które ich ograniczają, ale nie zapewnia się im ochrony kodeksowej;
  • obowiązek samodzielnego wyliczania wysokości należnej zaliczki na podatek dochodowy i podatku VAT (w zależności od dokumentów kosztowych wartości te są inne w każdym miesiącu) lub w braku takiej możliwości – konieczność współpracy z biurem księgowym, co wiąże się z dodatkowymi opłatami.

Podsumowując, każdy aplikant musi podjąć decyzję co do tego, która forma współpracy odpowiada jego potrzebom i zapewni mu poczucie bezpieczeństwa. Biorąc pod uwagę obecną sytuację na rynku prawniczym, gdzie otrzymanie umowy o pracę nawet na czas określony odbywania aplikacji prawniczej graniczy z cudem, zarejestrowanie własnej działalności gospodarczej i zawarcie umowy o współpracę często staje się najlepszym wyborem. Niemniej, dla niektórych liczne obowiązki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, mogą okazać się zbyt uciążliwe.

Jeżeli chcecie dowiedzieć się więcej praktycznych kwestii związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej albo nasuwają Wam się inne pytania tego dotyczące – zapraszam do kontaktu przez formularz kontaktowy lub w komentarzach 🙂

Może Ci się również spodobać:

Subskrybuj
Powiadom o
guest
8 komentarzy
najstarszy
najnowszy oceniany
Informacje zwrotne
Pokaż wszystkie komentarze
aplikantka radcowska
aplikantka radcowska
11 miesięcy temu

Pani Zuzanno, dziękuję za cenny wpis. Sama stoję przed decyzją zarejestrowania działalności gospodarczej i zastanawiam się nad jednym – możliwością reklamy swoich usług. Zastanawia mnie czy aplikanci świadczący usługi doradztwa prawnego są objęci tymi samymi ograniczeniami w zakresie informowania o swojej działalności (w szczególności w sieci) co radcowie i adwokaci?
Pozdrawiam serdecznie

aplikant adw
aplikant adw
7 miesięcy temu

Szanowna Panie Mecenas,
czy apl. adw może prowadzić JDG świadcząc usługi transportu osobowego a nie prawne ? Czy nie będzie żadnego problemu ?
pozdrawiam

Barbara
Barbara
5 miesięcy temu

Ciekawy artykuł. Mojego byłego męża reprezentuje w sądzie radca, który od ponad trzech lat ma zawieszoną działalność gospodarczą i również w Izbie radców Prawnych w Koszalinie widnieje jako nie wykonujący zawodu. Jakie są konsekwencje takiego stanu? Czy proces w którym uczestniczy taki pełnomocnik jest w ogóle ważny? Czy ten pan nie podlega odpowiedzialności karnej? Czy Sąd powinien tolerować taką sytuację?

Katarzyna
Katarzyna
1 miesiąc temu

Dzien dobry. Czy jako aplikant radcowski moge prowadzic dzialalnosc gospodarcza-szkola nauki plywania i potem jako radca prawny ?