Wezwanie do zapłaty, czyli nieterminowe płatności

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to zapewne przynajmniej raz w swojej karierze miałeś do czynienia z nieterminowymi płatnościami z tytułu wystawionych faktur VAT. Nierzadko zdarzają się także całkowite odmowy spełnienia świadczenia za wykonaną usługę. Co w takiej sytuacji można zrobić i czy od razu trzeba występować na drogę sądową?

Zapoznajcie się z praktycznym poradnikiem o tym jak przygotować wezwanie do zapłaty. Na końcu dostępne są do pobrania wezwania do zapłaty w edytowalnej wersji.

Postępowanie przedsądowe

Aby uzyskać należną zapłatę nie trzeba w pierwszej kolejności występować z pozwem przeciwko nieuczciwemu kontrahentowi. Wiąże się to bowiem z dodatkowymi kosztami, które trzeba ponieść już na samym początku postępowania. Warto pamiętać o etapie przedsądowym, a więc wezwaniu do zapłaty.

Wezwanie do zapłaty nie jest sformalizowanym pismem procesowym. Nie ma w związku z tym żadnych wymogów prawnych, które musi spełnić. Niemniej, aby wywołało zamierzony efekt, warto je sporządzić z przysłowiową głową. Warto także pamiętać o tym, że wezwanie do zapłaty, jak i cała korespondencja z kontrahentem, która zmierza do przedsądowego rozwiązania sporu, będzie mogła później stanowić dowód w postępowaniu sądowym.

Wbrew pozorom prawidłowo sporządzone wezwanie do zapłaty może pozwolić uniknąć niejednokrotnie kosztownego, jak i długotrwałego, procesu sądowego. Jak je przygotować?

Elementy wezwania do zapłaty

Pismo powinno zawierać datę i miejsce jego sporządzenia, jak również dokładne określenie następujących elementów:

  1. nadawca – w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej należy wskazać swoje imię i nazwisko, nazwę firmy, adres siedziby, adres do doręczeń (jeżeli jest inny) oraz NIP, a w przypadku prowadzenia działalności w formie spółki należy wskazać nazwę spółki, adres siedziby, adres do doręczeń (jeżeli jest inny) oraz numer KRS;
  2. adresat – bardzo ważne jest prawidłowe wskazanie danych adresata, zwłaszcza aktualnego adresu do doręczeń, który jest zgodny z informacją wskazaną w rejestrze (CEIDG lub KRS). Podobnie jak w przypadku nadawcy, jeżeli dłużnik prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą należy wskazać jego imię i nazwisko, nazwę firmy, adres siedziby, adres do doręczeń (jeżeli jest inny) oraz NIP. Gdy dłużnik prowadzi działalność w formie spółki prawa handlowego należy wskazać nazwę spółki, adres siedziby, adres do doręczeń (jeżeli jest inny) oraz numer KRS. Wszystkie te dane trzeba sprawdzić w KRS (dla spółek) lub CEIDG (dla jednoosobowych działalności gospodarczych) na dzień wysłania wezwania do zapłaty. Najlepiej jest pobrać i zapisać sobie wydruk z rejestru w razie ewentualnego przyszłego postępowania sądowego. Dostęp elektroniczny do rejestrów w powyższych zakresach jest bezpłatny;
  3. rodzaj pisma – pismo należy zatytułować „WEZWANIE DO ZAPŁATY” lub „PRZEDSĄDOWE WEZWANIE DO ZAPŁATY”;
  4. żądanie – w piśmie trzeba wyraźnie wskazać, iż wzywa się do zapłaty określonej kwoty z tytułu konkretnej faktury VAT. Nie można też zapomnieć o żądaniu zapłaty odsetek ustawowych za opóźnienie w transakcjach handlowych (są wyższe niż „zwykłe” odsetki ustawowe za opóźnienie) od dnia następującego po upływie pierwotnego terminu na zapłatę do dnia zapłaty. W praktyce odsetki będą naliczane od dnia następującego po terminie zapłaty wskazanym na fakturze VAT;
  5. termin spełnienia żądania – wzywa się do zapłaty w konkretnym terminie np. 7 dni;
  6. numer rachunku bankowego, na który ma nastąpić zapłata;
  7. informacja o postępowaniu sądowym – nie można grozić dłużnikowi wszczęciem postępowania sądowego, ale warto w piśmie zawrzeć informację, że w przypadku braku płatności sprawa zostanie skierowana na drogę postępowania sądowego.

Nie można też zapomnieć o załącznikach. Do wezwania warto załączyć kserokopię faktury VAT, której dotyczy pismo, jak również potwierdzenie jej doręczenia kontrahentowi (jeżeli jest).

Forma wysłania pisma też jest ważna

Skuteczność wezwania do zapłaty zależy nie tylko od jego treści, ale także prawidłowej próby doręczenia. Jak już wyżej wspomniano, pismo musi zostać wysłane na adres do doręczeń (który może być inny niż adres siedziby!) wskazany we właściwym rejestrze (CEIDG lub KRS) na dzień nadania przesyłki zawierającej wezwanie do zapłaty.

Ponadto, pismo należy wysłać listem poleconym, najlepiej za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. W takiej sytuacji dłużnik sam pokwituje odbiór wezwania, a nawet gdyby unikał odbioru pisma zastosowanie znajdzie fikcja doręczenia – w ewentualnym postępowaniu sądowym sąd uzna, iż pismo zostało doręczone po dwukrotnej awizacji.

Nie zapomnij także o przygotowaniu kserokopii lub skanu podpisanego wezwania do zapłaty wraz z załącznikami przed jego wysyłką.

Bezpłatne wzory pism

Poniżej przygotowałam bezpłatne wzory wezwania do zapłaty w dwóch wersjach w formacie edytowalnym – dla nadawcy będącego przedsiębiorcą prowadzącym jednoosobową działalność gospodarczą oraz dla nadawcy będącego spółką prawa handlowego. Aby pobrać plik wybierz odpowiednią opcję poniżej:

 

Do zobaczenia,

Może Ci się również spodobać:

Subskrybuj
Powiadom o
guest
2 komentarzy
najstarszy
najnowszy oceniany
Informacje zwrotne
Pokaż wszystkie komentarze
Aleksandra
Aleksandra
2 miesięcy temu

Dzień dobry,
W artkule napisała Pani: „W takiej sytuacji dłużnik sam pokwituje odbiór wezwania, a nawet gdyby unikał odbioru pisma zastosowanie znajdzie fikcja doręczenia – w ewentualnym postępowaniu sądowym sąd uzna, iż pismo zostało doręczone po dwukrotnej awizacji.”
Czy biorąc pod uwagę aktualnie obowiązujące przepisy, a konkretnie art. 98 Tarczy 2.0. (Ograniczenie możliwości uznania za doręczone pism nieodebranych w okresie stanu zagrożenia epidemicznego lub stanu epidemii), sąd uzna za skutecznie doręczone wezwanie, którego dłużnik nie odebrał, po dwukrotnej awizacji? Jeżeli nie, jakie wobec tego możliwości ma wierzyciel?
Ciekawa jestem Pani opinii na ten temat.
Pozdrawiam