Ostatnio po raz pierwszy uczestniczyłam w spotkaniu informacyjnym w sprawie rodzinnej. Choć ta instytucja została wprowadzona już kilka lat temu, do tej pory w żadnej prowadzonej przeze mnie sprawie takie spotkanie nie zostało wyznaczone. Szukałam więc informacji wśród kolegów i koleżanek po fachu, ale nikt, kogo znam, nie miał jeszcze takiego doświadczenia. Spotkania informacyjne w sądach są wyznaczane coraz częściej. Być może otrzymałeś już wezwanie do osobistego stawiennictwa na spotkaniu informacyjnym. Czy jest się czego bać? W poniższym artykule dowiesz się jak przebiega spotkanie informacyjne i jak się do niego przygotować.
Spotkanie informacyjne w sądzie w teorii
Zgodnie z art. 183(8) § 4 Kodeksu postępowania cywilnego, przewodniczący może wezwać strony do udziału w spotkaniu informacyjnym dotyczącym polubownych metod rozwiązywania sporów, w szczególności mediacji.
Celem spotkania informacyjnego jest zapoznanie stron z polubownymi metodami rozwiązywania sporów, w szczególności mediacją. Spotkanie informacyjne może prowadzić sędzia, referendarz sądowy, urzędnik sądowy, asystent sędziego lub stały mediator.
Spotkanie informacyjne odbywa się w wyznaczonym przez sąd terminie, z obowiązkiem osobistego stawiennictwa stron. Powinno odbywać się poza salą rozpraw. Z reguły jest to osobna sala (np. konferencyjna) wyznaczana w budynku sądu do przeprowadzania tego typu spotkań, chociaż spotkania informacyjne mogą też odbyć się w centrach mediacyjnych. Strony powinny siedzieć przy wspólnym stole, najlepiej okrągłym lub owalnym.
Mediacja na spotkaniu informacyjnym co do zasady jest możliwa, o ile prowadzi ją mediator i czas na to pozwala. Czas wystarczający na przeprowadzenie mediacji powinien wynosić minimum 2 godziny. Niestety nie zawsze jest to technicznie i organizacyjnie możliwe.
Co do zasady spotkania informacyjne powinny być wyznaczane dla każdej sprawy oddzielnie. Wskazuje się, że nie jest dobrą praktyką wyznaczanie spotkań informacyjnych z jednoczesnym udziałem kilku lub kilkunastu stron.
Przebieg spotkania
W pierwszej kolejności na spotkaniu informacyjnym wita się strony, przedstawia osoby prowadzące i informuje strony, że ze spotkania zostanie sporządzona notatka. Następnie mediator przechodzi do części głównej spotkania, najczęściej pytając się najpierw strony czy kiedykolwiek miały do czynienia z mediacją. Prowadzący spotkanie wyjaśnia zasady mediacji, opisuje jej procedurę, przedstawia zalety mediacji oraz informację z jakimi kosztami wiąże się postępowanie mediacyjne.
Prowadzący zachęca do podjęcia mediacji, przedstawiając argumenty takie jak statystyki ugód mediacyjnych, czas mediacji, możliwość swobodnego kształtowania warunków ugody, możliwość kompleksowego załatwienia sporu.
Strony mają możliwość zadawania pytań, jeśli coś jest dla nich niejasne.
Prowadzący mediację nie może naciskać na strony, aby taką mediację podjęły, ani zmuszać ich do podjęcia mediacji.
Na koniec strony decydują czy chcą podjąć mediację czy od niej odstępują. Ze spotkania sporządzana jest notatka. Jeżeli strony chcą podjąć mediację, z reguły informacja o tym zamieszczana jest w notatce, a informacje przekazywane są sędziemu prowadzącemu sprawę oraz mediatorowi, wraz ze wskazaniem danych kontaktowych stron celem ustalenia terminu mediacji.
Co do zasady, jeżeli czas i miejsce na to pozwala, na spotkaniu mediacyjnym jest możliwe zawarcie ugody mediacyjnej, pod warunkiem, że postępowanie prowadzone jest przez mediatora. Sytuacje te zdarzają się rzadko. Należy pamiętać, że z samej zasady spotkania te mają mieć charakter informacyjny, zatem nie powinno się wymagać od stron, aby przychodziły na spotkanie z gotowymi propozycjami i prowadziły negocjacje.
Konsekwencje niestawiennictwa na spotkaniu informacyjnym
Stawiennictwo strony na spotkaniu informacyjnym jest obowiązkowe, choć jest nieodpłatne. Brak stawiennictwa wiąże się z obciążeniem strony kosztami stawiennictwa strony przeciwnej.
Spotkania informacyjne w sądzie w praktyce
Jak to wyglądało w moim przypadku? Spotkanie odbyło się w sądzie, w przyjaznej atmosferze. Pełnomocnicy, mediator będący adwokatem ani sędzia nie nosili togi. Wszyscy siedzieli przy jednym stole. W spotkaniu informacyjnym wzięły udział strony, pełnomocnicy, mediator i sędzia, który nie był sędzią prowadzącym sprawę. Ani sędzia, ani mediator nie znali szczegółów postępowania. W trakcie spotkania, mediator szczegółowo wyjaśnił, czym jest mediacja, jakie ma zalety, wady i koszty. Mediacji jednak nie prowadzono – skupiono się na wyjaśnieniach. Na spotkanie przeznaczono 30 minut, po czym sporządzono notatkę. Spotkania w sądzie wyznaczane były jedno po drugim, co 30 minut, po jednej sprawie na jedno spotkanie.
Moje wnioski
Jako pełnomocnik w sprawach rodzinnych zawsze zachęcam strony do mediacji – zwłaszcza gdy chodzi o dobro małoletnich dzieci. Jednak na spotkaniu informacyjnym, w którym brałam udział w charakterze pełnomocnika, zabrakło przestrzeni na rozmowy czy mediacje. Strony usłyszały to, co równie dobrze mogłyby usłyszeć od sędziego na pierwszej rozprawie. Być może nadal nie jest to zbyt częsta forma wyznaczana przez sądy. Wierzę w to, że zwiększenie liczby spotkań informacyjnych doprowadzi do zwiększenia liczby skutecznych mediacji zakończonych zawarciem ugody. Jest to niezwykle istotne zwłaszcza w sprawach rodzinnych.
W sprawach rodzinnych każda decyzja ma znaczenie. Warto skonsultować się z profesjonalnym pełnomocnikiem, który pomoże dobrać odpowiednią strategię działania. Jeśli potrzebujesz porady prawnej, skontaktuj się z nami telefonicznie, mailowo lub za pośrednictwem formularza w zakładce Kontakt.