Jak zorganizować swoją pracę w kancelarii?

Organizacja to podstawa. Brzmi banalnie, ale w zawodzie prawnika taka umiejętność jest na wagę złota. Dotyczy to w szczególności młodych prawników, dopiero stawiających pierwsze kroki w zawodzie. Natłok obowiązków i ogrom nowej wiedzy może przytłoczyć niejednego śmiałka. Jak zorganizować swoją pracę w kancelarii tak, aby nie generowała niepotrzebnego stresu i jednocześnie przynosiła zyski obydwu stronom? Poniżej znajdziesz kilka wskazówek jak sobie z tym poradzić.

Krok nr 1 – Zaopatrz się w kalendarz

Jaki kalendarz wybrać? Przede wszystkim, aby kalendarz spełniał swoje zadania, powinien być dzienny, a więc zawierać oddzielną kartę dla każdego dnia z podziałem na godziny, najlepiej od 7:00 do 24:00. Pozwala to zaplanować prawie każdą czynność do wykonania w ciągu dnia. Na górze karty dziennej można także sporządzać listę rzeczy, o których należy pamiętać, a przy konkretnych godzinach zapisywać wyłącznie te, które muszą być wykonane o tej godzinie. Przedział czasowy na kartach dziennych nie jest bez znaczenia. Niektóre kalendarze zawierają podział godzinowy wyłącznie do 17:00-18:00, co może sprawić wiele problemów w organizacji czynności do wykonania po wyjściu z pracy, których będzie, nie da się ukryć, zdecydowana większość.

Po drugie, kalendarz powinien być lekki. Popularne obecnie plannery i organizery, które mają jednocześnie pełnić funkcję kalendarza, są co prawda estetyczne, ale niestety ciężkie, co daje się odczuć, gdy chce się je mieć zawsze przy sobie, a jednocześnie w torbie trzeba zmieścić laptopa, książkę, czy choćby butelkę wody. Ciężki kalendarz może skutecznie zniechęcić do jego noszenia, a w konsekwencji także do używania i regularnego uzupełniania.

Kalendarz powinien mieć także wygodny format. Powinien być więc nie tylko lekki, ale również nie za duży, by swobodnie zmieścić się do każdej torby lub plecaka, oraz nie za mały, aby wygodnie w nim pisać. W moim przypadku najlepiej sprawdziły się formaty A5 oraz B6. Warto zwrócić także uwagę, czy kalendarz ma format książkowy czy jest na spirali. Osobiście nie przepadam za pisaniem w kalendarzach czy zeszytach, które mają spiralę. Wygodnie pisze mi się wyłącznie na prawej stronie, ponieważ jako osoba praworęczna nie mam wtedy spirali pod nadgarstkiem. Sytuacja wygląda już inaczej w przypadku konieczności wypełnienia lewej strony. Z tego względu format powinien być taki, aby był dla danej osoby najbardziej komfortowy w użytkowaniu.

Nie bez znaczenia jest także dodatkowe miejsce na notatki, które przyda się, gdy trzeba będzie chociażby odwiedzić sklep lub aptekę w ciągu dnia lub wykonać jednostkowy przelew czy telefon. Ewentualnie, tego typu notatki, w braku oddzielnej rubryki, można wpisywać innym kolorem na górze karty dziennej.

Kalendarz ma być przede wszystkim praktyczny, a więc przy jego zakupie nie powinno się kierować dodatkowymi naklejkami, polami dotyczącymi diety, wypitej w ciągu dnia wody, kawy, zjedzonych posiłków itp. Takie urozmaicenia wydają się przydatne jedynie przed zakupem kalendarza lub na samym początku jego użytkowania. Prawda jest taka, że później na co dzień nie ma się czasu z tego korzystać. Z kolei dodatkowe rubryki nie tylko pozostają niewypełnione, ale niepotrzebnie zajmują miejsce na karcie dziennej. Świecąc pustkami sprawiają wrażenie, że czegoś się nie zrobiło lub że prowadzi się kalendarz na pół gwizdka.

Krok nr 2 – Wybierz kolory

Korzystanie z kalendarza powinno być wygodne i intuicyjne. W tym celu najlepiej jest wybrać kilka kolorów oznaczeń dla wydarzeń związanych z pracą, zdrowiem, czy życiem prywatnym, podobnie jak to wygląda w przypadku kalendarza elektronicznego. Jeżeli nie lubisz korzystać z kolorów, to przynajmniej pilne czynności do wykonania lub terminy zawodowe zapisuj czerwonym kolorem, aby były lepiej widoczne.

Krok nr 3 – Uzupełnij kalendarz o codzienne obowiązki

Najlepszym sposobem na systematyczność jest uzupełnianie kalendarza na koniec miesiąca na kolejny miesiąc. Nie ma potrzeby uzupełniać wydarzeń bardziej oddalonych w czasie, gdyż ich termin może ulec zmianie. Od czego zacząć?

Praca

W pierwszej kolejności uzupełnij kalendarz o dni i godziny swojej pracy. Przykładowo, w normalny dzień wpisz „Praca” o godzinie 09:00. W dni, w które do pracy musisz przyjść wcześniej lub później, adnotacja powinna znaleźć się przy odpowiedniej godzinie. Podobnie, w przypadku dni wolnych zaznacz „Wolne” na górze karty dziennej.

Zajęcia na aplikacji lub uczelni

Następnie wprowadź godziny swoich zajęć na aplikacji lub uczelni, np. „16:30-19:45 Zajęcia na aplikacji, sala A-400„. Jeżeli chcesz, określ temat zajęć i adres, o ile jest zmienny, np. „16:30-19:45, Zajęcia z prawa podatkowego, Bobrowiecka 9, sala A-400)„.

Rachunki

W dalszej kolejności wpisz na czerwono na górze karty dziennej lub w miejscu na notatki (o ile jest) wszelkie terminy zapłaty rachunków lub innych opłat, takich jak opłata za szkolenie aplikanckie, opłata za studia, składka członkowska. Dlaczego w osobnym miejscu? Bo przelewy muszą zostać wykonane w ciągu dnia, a nie o konkretnej godzinie. Niemniej, jeżeli chcesz zaplanować wykonanie przelewów o danej porze dnia, np. po powrocie z pracy, wpisz tego typu czynności przy konkretnej godzinie na karcie dziennej.

Inne wydarzenia

Kolejne wydarzenia, które powinieneś umieścić w swoim kalendarzu, to zakupy, czas na realizację pasji i sportu (np. nauka gry na gitarze, siłownia, fitness, czytanie książki, kino, teatr), wyjazdy służbowe i prywatne, wizyty u lekarza i badania, wizyta z pupilem u weterynarza, spotkania ze znajomymi i rodziną.

Terminy służbowe

Na koniec pod adnotacją „Praca” uzupełnij terminy służbowe, czyli czynności zaplanowane do wykonania w ciągu każdego dnia w pracy. Będzie to pewnego rodzaju checklista, która ułatwi organizację dnia. Obejmuje to również wyjścia do sądu, urzędu czy innej instytucji, konsultacje, telefony, spotkania lub zwykłe sprawy organizacyjne. Po wykonaniu konkretnego zadania skreśl je, a na koniec dnia sprawdź kalendarz, żeby mieć pewność, czy o czymś nie zapomniałeś.

W tym miejscu mój kalendarz jest bardzo pokreślony, bo gdy pojawi się jakaś pilna czynność do wykonania „na już” (co zdarza się codziennie) przesunięciu ulegają mniej ważne rzeczy. Zapisywanie wszystkich zadań do wykonania w kalendarzu na dany dzień nie tylko pomaga w organizacji dnia, ale także może być bardzo pomocne w niwelowaniu stresu związanego z pracą prawnika. Pomaga bowiem utrzymać kontrolę nad dynamicznie zmieniającym się planem dnia. To właśnie dynamika w pracy prawnika przysparza najwięcej stresu młodym kandydatom do tego zawodu.

Krok nr 4 – Systematyczność

Ważne jest, aby regularnie korzystać z kalendarza i go uzupełniać, żeby wyuczyć się systematyczności. Dzięki temu prowadzenie planu dnia stanie się czymś oczywistym i naturalnym, na co zawsze z chęcią znajdzie się czas.

Jak już wyżej wspomniałam, nie powinno się uzupełniać kalendarza na kilka miesięcy naprzód. Wystarczające jest uzupełnienie każdego kolejnego miesiąca kalendarzowego pod koniec poprzedniego miesiąca. Przykładowo, na tydzień przed końcem miesiąca zaplanuj kolejny. W przypadku pozostałych miesięcy wpisuj wyłącznie te terminy, które są już zaplanowane i potwierdzone, takie jak rozprawy, spotkania z klientami, wyjścia służbowe i prywatne.

Krok nr 5 – Umiar kluczem do sukcesu!

Pamiętaj, że kalendarz ma pomóc zorganizować nasze życie w związku z ogromem obowiązków, a nie nim zawładnąć. Nie bój się po nim kreślić i nanosić poprawki. Takie jest życie – często musisz zmieniać plany i dostosowywać się do narzuconego z góry rytmu, nad którym nie zawsze możesz mieć kontrolę. Przesunięcie terminów, odwołanie wydarzenia i przeniesienie go na inny dzień, zepsuta kuchenka czy inne perypetie – wszystko to będzie łatwiejsze, jeżeli cała reszta będzie zorganizowana! Wystarczy wtedy skreślić jedną czynność i wpisać ją tam, gdzie jest wolne miejsce i czas w innym dniu.

Skomplikowane? W ogóle! Z kolei w przypadku braku organizacji każde zrządzenie losu wydaje się końcem świata, no bo „kiedy ja teraz znajdę na to czas?!„. Dzięki organizacji trzymasz rękę na pulsie nie tylko w życiu zawodowym, ale także prywatnym. Teraz nie pozostaje nic innego, jak osiągnąć sukces!

Po więcej wskazówek zapraszam do pierwszego bezpłatnego Poradnika PrawnikLewandowska.pl w wersji elektronicznej! Możesz korzystać z niego na telefonie, tablecie lub laptopie albo go wydrukować w wygodnym dla siebie formacie. Szukaj w zakładce „Poradniki„.

Może Ci się również spodobać:

Subskrybuj
Powiadom o
guest
0 komentarzy
Informacje zwrotne
Pokaż wszystkie komentarze