Kontrola pracowników na home office

Mijają 3 miesiące od stwierdzenia pierwszego przypadku zarażenia COVID-19 w Polsce. Wiele firm nadal funkcjonuje w trybie zdalnym i wysyła pracowników na home office. Nowe przepisy przewidują możliwość polecenia pracownikom wykonywania pracy w formie zdalnej, ale nie precyzują sposobu jej organizacji. W konsekwencji, coraz więcej pracodawców decyduje się na skorzystanie z usług agencji detektywistycznej w celu sprawdzenia czy pracownicy świadczą pracę w domu i w jaki sposób ją wykonują. Czy mają się czego obawiać?

Koronawirusowa rzeczywistość

Ustawa z dnia 2 marca 2020 r. o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19 w art. 3 stanowi, że w celu przeciwdziałania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie pracy, określonej w umowie o pracę, poza miejscem stałego jej wykonywania. Jest to praca zdalna. Polecenie pracodawcy jest wiążące dla pracownika, co oznacza, że ma on obowiązek się do niego zastosować. Wykonywanie pracy w formie zdalnej powinno mieć miejsce jedynie przez czas oznaczony. Niemniej, ustawa nie reguluje sposobu kontroli pracownika w trakcie home office, co nastręcza pracodawcom wiele wątpliwości.

Home office a telepraca

Praca w trybie zdalnym, czyli tzw. home office, nie jest uregulowana w przepisach prawa pracy. Kodeks pracy (KP) przewiduje jedynie pojęcie telepracy, co często bywa mylące. Tym, co je odróżnia, jest między innymi regularność. Przede wszystkim, telepraca, która została uregulowana w art. 67⁵-67¹⁷ KP, jest świadczona regularnie poza zakładem pracy, podczas gdy praca zdalna wykonywana jest okazjonalnie, w zależności od potrzeb pracodawcy i pracownika. 

Kontrola wykonywania pracy

Do głównych obowiązków pracownika należą wykonywanie pracy sumiennie i starannie oraz stosowanie się do poleceń przełożonych (art. 100 § 1 KP). Przepisy przewidują wprost, że w przypadku telepracy pracodawca ma prawo kontrolować wykonywanie pracy przez telepracownika (art. 67¹⁴ § 1 KP). 

Jak to wygląda w przypadku tradycyjnej pracy w biurze? Również wtedy pracodawca na bieżąco kontroluje sposób wykonywania zleconych pracownikowi czynności. Może także wprowadzić monitoring pomieszczeń i komputerów w zakładzie pracy. Niemniej, kontrola nie jest niczym nieograniczona. Powinna być bowiem adekwatna do sytuacji i nie może naruszać godności i dóbr osobistych pracowników (art. 11¹ KP).

Z kolei w przypadku home office kontrola wykonywania obowiązków pracowniczych nie jest już taka oczywista. Wskazuje się, że skoro praca zdalna realizowana jest w ramach stosunku pracy jako szczególna forma wykonywania obowiązków pracowniczych, to pracodawca nadal ma prawo kontroli nad jej przebiegiem. Mimo to, ze względu na wykonywanie pracy w domu a nie w biurze, kontrola ogranicza się zazwyczaj do monitoringu komputera oraz bieżącej korespondencji mailowej pracodawcy z pracownikiem.

Monitorowanie czasu pracy zdalnej z oczywistych względów jest znacznie utrudnione. Często dostępne środki kontroli nie są wystarczające, a pracodawca zaczyna mieć wątpliwości co do tego, czy pracownicy należycie wykonują swoje obowiązki. W takich sytuacjach często niezbędne staje się skorzystanie z usług agencji detektywistycznej.

Detektyw na usługach pracodawcy

Prywatni detektywi kojarzą się zazwyczaj ze sprawami kryminalnymi i rozwodowymi, podczas gdy coraz częściej świadczą usługi na rzecz przedsiębiorców. Okazuje się, że nawet jedna trzecia wszystkich spraw zlecanych detektywom to sprawy związane z nieuczciwością pracowników.

Pracodawcy, którzy mają wątpliwości co do jakości pracy albo wiarygodności pracowników, zlecają prywatnym śledczym obserwację. Detektyw sprawdza, czy podczas pracy zdalnej pracownik przestrzega nie tylko czasu pracy, ale również zasad poufności i zakazu konkurencji. Wykrywanie nieprawidłowości to nie lada wyzwanie dla pracodawców, a pracownicy chętnie wykorzystują fakt braku kontroli, zwłaszcza podczas wykonywania pracy w formie zdalnej.

Jak oszukują pracownicy na home office?

Niedziałający internet, brak prądu a nawet zalany komputer – to tylko niektóre argumenty pracowników chcących przedłużyć sobie weekend albo pojeździć na rowerze w godzinach pracy. Wszystko to kosztem pracodawcy – wyjaśnia detektyw Bartosz Weremczuk.

(Nie)służbowy samochód

Co można zrobić z firmowym samochodem, którym nie musimy jeździć do pracy? Jeden z pracowników międzynarodowej korporacji wpadł na, z pozoru świetny, pomysł. Na portalu internetowym opublikował ogłoszenie, z którego wynikało, że wynajmie pojazd dla przewozu osób. Długo nie musiał czekać na zgłoszenia. Już kilka dni później młody obywatel zza wschodniej granicy sprawnie poruszał się po mieście firmowym samochodem nieświadomego przedsiębiorcy, bezprawnie wynajętym przez pracownika.

Pomysł okazał się bardzo rentowny, szczególnie gdy do dyspozycji była karta paliwowa z dużym limitem. Przez ponad dwa miesiące pracownik i kierowca korzystali z auta na zmianę, wożąc nim pasażerów i zarabiając na tym kosztem pracodawcy. Dobra passa skończyła się, gdy kierownik od zarządzania flotą zauważył nieprawidłowości na fakturach za paliwo. Na szczęście pracodawca, zamiast zwrócić się z zapytaniem do pracownika, od razu zlecił agencji detektywistycznej zbadanie zaistniałej sytuacji. Detektywi już po kilku dniach ustalili, że służbowe auto wykorzystywane jest niezgodnie z jego przeznaczeniem. 

Udało się nam nawet zamówić kurs i nagrać rozmowę z kierowcą, który łamaną polszczyzną opowiadał o tym jak dużo jeździ – opisuje detektyw Bartosz Weremczuk.

Raport z obserwacji detektywów trafił do rąk przełożonych sprawdzanego pracownika. Jedną z konsekwencji było rozwiązanie stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym. To jednak nie koniec, gdyż pracodawca będzie mógł dochodzić od pracownika swoich praw także przed sądem, w szczególności zapłaty odszkodowania.

Drugi etat podczas pracy zdalnej

Jedną z „gospodarczych ofiar” koronawirusowej rzeczywistości jest firma projektująca wnętrza z Warszawy. Biznes dobrze prosperował do czasu wstrzymania produkcji mebli we Włoszech, skąd firma czerpała większość swoich towarów. Czekając na wznowienie produkcji, szef firmy oddelegował wszystkich pracowników biura do pracy zdalnej. Codzienne raporty i cykliczne wideo-rozmowy miały pozwolić na kontrolę pracy i jej jakości. 

Jeden z pracowników od samego początku swoim zachowaniem wzbudzał podejrzenia właściciela firmy. Często zgłaszał problemy z internetem, co rzekomo miało utrudniać mu komunikację z pracodawcą i wykonywanie codziennych obowiązków. Podczas gdy pozostali pracownicy przesyłali na bieżąco wyniki swojej pracy, jego projekty „nie chciały się wysłać”. Również informatycy zdalnie próbowali odkryć i rozwiązać problem, ale nie zauważyli niczego podejrzanego. Pracownik nie zgodził się na osobistą wizytę informatyka, tłumacząc się obawą przed zakażeniem COVID-19.

Po dwóch tygodniach pracodawca przekazał pracownikowi internet mobilny, który miał rozwiązać zgłaszane problemy. Niestety, sytuacja nie uległa zmianie. Pracownik nadal argumentował, że w miejscu, w którym zamieszkuje, praktycznie nie ma zasięgu sieci, co uniemożliwia mu świadczenie pracy.

W związku z tym, pracodawca zatrudnił detektywa w celu ustalenia jak naprawdę wygląda sytuacja i czy rzeczywiście pracownik nie ma możliwości wykonywać swoich obowiązków. Śledczy nie potrzebowali dużo czasu, aby zrozumieć, że pracownik kłamie. 

Wykorzystując ogólnodostępne narzędzia zbadaliśmy przepustowość internetu wszystkich dużych sieci. Nie było żadnych problemów z przesyłem danych. Postanowiliśmy przeprowadzić obserwację miejsca zamieszkania pracownika – mówi detektyw Bartosz Weremczuk.

Już po kilku dniach okazało się, że pracownik systematycznie opuszczał miejsce zamieszkania i udawał się do jednego z biur projektowych, gdzie spędzał po kilka godzin dziennie. Nie było to, jednakże, biuro pracodawcy. Jak ustalili detektywi, pracownik w trakcie pracy zdalnej i pomimo zakazu konkurencji świadczył pracę na rzecz konkurencyjnego podmiotu.

Nie wszystko złoto, co się świeci…

Jak widać, praktyka pokazuje, że nie każdy pracownik należycie wywiązuje się ze swoich obowiązków w sytuacji, gdy pracuje poza biurem. Do najczęstszych przypadków należą nie tylko niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązków pracowniczych, ale także świadczenie pracy na rzecz innego podmiotu lub wyrządzenie szkody pracodawcy w inny sposób. W niektórych sytuacjach tego typu postępowanie pracownika może zakończyć się nie tylko rozwiązaniem z nim stosunku pracy w trybie dyscyplinarnym, ale także poniesieniem innych konsekwencji prawnych, w tym także odpowiedzialności odszkodowawczej a nawet karnej.

Autorzy:

Zuzanna Lewandowska

Bartosz Weremczuk

Redakcja:

Zuzanna Lewandowska – adwokat oraz autorka bloga PrawnikLewandowska.pl o prawie i zawodzie prawnika. Specjalizuje się głównie w prawie rodzinnym, cywilnym i gospodarczym, ale doświadczenie zawodowe zdobywała także w innych dziedzinach prawa. Przez wiele lat współpracowała z renomowanymi kancelariami prawnymi w Warszawie, a obecnie prowadzi indywidualną praktykę adwokacką. Wspiera klientów indywidualnych oraz przedsiębiorców w całej Polsce, w tym również online. Na Instagramie prowadzi konto @prawniklewandowska, na którym dzieli się treściami o prawie, zawodzie adwokata, edukacji, rozwoju i macierzyństwie.

Jeżeli potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie albo masz pytania, skontaktuj się ze mną pod numerem telefonu: +48 510 668 414 lub adresem e-mail: kontakt@kancelarialewandowska.com