Brak efektywnego zarządzania czasem potrafi utrudnić naszą codzienną pracę i powoduje wiele frustracji. Obecnie wyklarowały mi się pewne schematy, które zaczęłam doceniać. Zauważyłam też, co jest dla mnie przydatne i bez czego ruszyć się nie mogę. Dziś chciałabym podzielić się z Wami moją listą 5 programów, które ułatwiają pracę (i życie).
Kalendarz systemowy iOS
W kalendarzu organizuję praktycznie całe swoje życie. W starszych postach, jeszcze zapewne sprzed 2 lat, przeczytacie, że nie mogę ruszyć się bez kalendarza papierowego albo używam zarówno tego tradycyjnego, jak i w wersji elektronicznej. Odkąd zostałam mamą i zaczęłam prowadzić własną praktykę adwokacką zrezygnowałam całkowicie z papierowej wersji. Elektroniczny kalendarz doceniam za prostotę i możliwość szybkiego wprowadzania zmian bez kreślenia. Zmiana terminu spotkania? Żaden problem! Pop prostu przeciągam termin na inny dzień. Bez kreślenia, bez marnowania czasu na pisanie. Najczęściej korzystam z widoku całego tygodnia, który dodatkowo pozwala mi zorientować się ile mam zaplanowanych obowiązków. Dzięki temu wiem, czy mogę przyjąć kolejne zlecenie „na cito”, czy mogę pozwolić sobie na pewną elastyczność i w jakim zakresie. Do kalendarza mam dostęp także w telefonie, co sprawdza się zwłaszcza poza biurem, gdy dzwoni nowy klient i chce umówić się spotkanie – podczas rozmowy otwieram na telefonie kalendarz i wiem, kiedy jestem dostępna. To naprawdę ułatwia życie!
Notatnik systemowy iOS
Zsynchronizowany notatnik to złoto! Gdy dzwoni klient, pierwsze co robię, to zaczynam notować, z kim rozmawiam i w jakiej sprawie. Jestem trochę jak swoja własna asystentka. Z notatnika korzystam również przy sporządzaniu pism. Podczas researchu kopiuję fragmenty komentarzy czy orzeczeń, żeby później do nich wrócić. Nie ukrywam, że notatnik przydaje się też do rzeczy codziennych typu lista zakupów.
Legal Desk – program do prowadzenia kancelarii
Jeszcze kilka lat temu byłam miłośniczką Excela i prowadziłam zestawienie spraw i monitorowałam ich stan w stworzonej przez siebie tabeli. Co prawda dalej doceniam Excela i lubię z niego korzystać, niemniej tabelki przestały mi powoli wystarczać. Od niespełna roku korzystam z programu do prowadzenia kancelarii i zapanowanie nad stanem spraw i danymi stało się dużo łatwiejsze. Zdecydowałam się na Legal Desk od Wolters Kluwer, niemniej dobre opinie czytałam również m.in. o Vicariusie.
System informacji prawnej LEX (Legalis)
Podobno są jeszcze na świecie prawnicy, korzystający z papierowych wersji komentarzy, ale ja nie mogłabym obyć się bez elektronicznego dostępu do piśmiennictwa, orzecznictwa i aktualnych wersji ustaw. Ułatwia i przyspiesza to moją codzienną pracę. Z systemu informacji prawnej korzystam na codzień podczas prowadzenia bloga, social mediów, gdy przygotowuję publikacje prawne, jak również w codziennej pracy. LEX czy Legalis to dla mnie must have.
Canva
Canvy nikomu przedstawiać nie muszę. Przydaje się nie tylko w prowadzeniu Instagrama, gdzie tworzę grafiki o tematyce edukacyjnej. W Canvie zrobiłam także papier firmowy, tam stworzyłam swoje pierwsze wizytówki, jak również przygotowywałam dokumenty typu zaświadczenia. Jest to też naprawdę obszerna baza zdjęć do wykorzystania przykładowo na stronie internetowej.
Toggl – program do monitorowania czasu pracy
Od jakiegoś czasu zaczęłam dokładnie monitorować swój czas pracy. Stosuję tę metodę nie tylko do klientów godzinowych, gdzie wymaga tego ode mnie charakter współpracy, ale także do wszelkich innych zleceń. Mierzenie czasu pracy pozwala bowiem zweryfikować stawki. Po zakończeniu danego zlecenia porównuję jak je wyceniłam i weryfikuję czy moja stawka jest adekwatna, czy jednak powinnam coś poprawić. Ma to szczególne znaczenie zwłaszcza w przypadku klientów będących osobami fizycznymi, w stosunku do których prowadzenie konkretnej sprawy wyceniane jest z reguły z góry. W takiej sytuacji muszę oszacować ilość roboczogodzin, które zajmie mi dane zlecenie i między innymi na tej podstawie ustalam wysokość wynagrodzenia kancelarii. Dobrze jest na koniec sprawdzić, czy sporządzona wstępna wycena była adekwatna, czy na przyszłość trzeba wziąć pod uwagę większą ilość godzin pracy, z uwzględnieniem oczywiście charakteru danego zlecenia.
Autor:
Zuzanna Lewandowska – adwokat oraz autorka bloga PrawnikLewandowska.pl o prawie i zawodzie prawnika. Specjalizuje się głównie w prawie rodzinnym, cywilnym i gospodarczym, ale doświadczenie zawodowe zdobywała także w innych dziedzinach prawa. Przez wiele lat współpracowała z renomowanymi kancelariami prawnymi w Warszawie, a obecnie prowadzi indywidualną praktykę adwokacką. Wspiera klientów indywidualnych oraz przedsiębiorców w całej Polsce, w tym również online. Na Instagramie prowadzi konto @prawniklewandowska, na którym dzieli się treściami o prawie, zawodzie adwokata, edukacji, rozwoju i macierzyństwie.
Jeżeli potrzebujesz pomocy prawnej w swojej sprawie albo masz pytania, skontaktuj się ze mną pod numerem telefonu: +48 510 668 414 lub adresem e-mail: kontakt@kancelarialewandowska.com